¿Notificación o distracción?


He tardado en darme cuenta pero ya sabemos: más vale tarde que nunca. Os cuento lo que apunté de una mañana de trabajo:

Empiezo un trabajo de oficina, de esos de estar concentrado para hacer las cosas bien. Tras preparar todo y después de 10 minutos, aparece una notificación de que he recibido un mail. Lo miro. Es de un cliente pidiéndome que le envíe un documento. Lo busco, lo encuentro, lo repaso por si está mal, lo escaneo y se lo mando… total, 10 minutos de interrupción. Necesito mirar lo que tengo encima de la mesa para recordar lo que estaba haciendo. Compruebo donde me he quedado y continúo. A los 5 minutos, vibra el móvil. Mensaje de WhastApp. A un amigo del colegio (del que salí hace casi 20 años) se le ha ocurrido una tontería… otra vez me han cortado. Me pongo de nuevo con lo que tenía previsto hacer esta mañana. 10 minutos después, pop-up del programa de mensajería instantánea interna de la empresa. En «compras» necesitan confirmación de la medida de un tubo para hacer el pedido al proveedor. Dejo lo que estaba haciendo, busco el plano en cuestión, calculo la medida, era correcta. De nuevo, he «gastado» 10 minutos más en solucionarlo y en ponerme de nuevo. Llamada de teléfono, aprovecho y chequeo otra vez el WhastUp. Sigo. Llamada de mi jefe: «se me ha ocurrido hacer bla, bla, bla, en el proyecto que llevas tu». Es buena idea, lo hago… Y así toda la mañana. Al final, no he avanzado en lo que tenía previsto. Eso sí, he apagado un montón de «fuegos».

En la época de la información estamos inmersos en un mundo de notificaciones, avisos, sonidos, ventanas emergentes y otros sistemas de notificaciones que nos cortan el día multitud de veces. ¿Cuál es la razón de la existencia de todos estos avisos? La respuesta rápida, la inmediatez. Pero va en detrimento de la atención que prestamos a las cosas. Y luego nos equivocamos, o tardamos mucho en hacerlas y, a la vez, tenemos sensación de no haber parado en todo el día, y nos preguntamos por qué.

Pues he decidido cambiar esto. He analizado si realmente mis notificaciones necesitan ser revisadas con tanta celeridad y he llegado a las siguientes conclusiones:

  1. La mayoría, por no decir todos, de los mails que recibo en el trabajo no requieren una respuesta inmediata. Y en caso de necesitarla, siempre me llaman para decirme «te he escrito un mail porque necesito…».
  2. La mayoría, por no decir todos, de los mensajes de mensajería instantánea interna de la empresa no requieren respuesta inmediata. Y en caso de necesitarla, siempre me llaman para decirme «te he escrito un mail porque necesito…».
  3. La mayoría, por no decir todos, de los mails que recibo en la cuenta personal son de las distintas redes sociales y listas a las que estoy apuntado o de cosas que pueden ser perfectamente retrasadas hasta por la noche sin ninguna consecuencia.
  4. La mayoría, por lo no decir todos, de los mensajes de WhatsApp y Line no son urgentes, y cuando lo son, también me llaman.

Y para cambiarlo he decidido:

  1. Macarme momentos concretos a lo largo de mi jornada laboral para comprobar mi mail del trabajo . En concreto, 4 chequeos del mail a lo largo del día (al llegar por la mañana, antes y después de comer y antes de irme por la tarde). Es más que suficiente. Y cuando me llamen diciendo que me han escrito un mail para algo, explicaré que ya no lo tengo abierto todo el día y valoraré si es urgente o no lo que me piden.
  2. Cuando reciba un mensaje por el chat de la empresa, valoraré la urgencia y definiré a quien me lo escribe cuando voy a contestarle lo que pida. Para no olvidarme de nada, tendré una lista a mano para apuntarlo.
  3. Quitar las notificaciones del móvil, dejando exclusivamente el aviso de llamadas.
  4. Comprobar el mail personal en momentos determinados del día, fuera de la jornada laboral, por ejemplo al llegar a casa o después de la cena.
  5. Minimizar al máximo los mails que recibo de redes sociales (por ejemplo, extracto semanal de debates de los grupos de LinkedIn en vez de diarios).

Con todo esto estoy seguro de que voy a conseguir mayor continuidad de tiempo concentrado y mayor eficiencia en mi día a día.

Y a ti ¿te pasa lo mismo? ¿tienes otras formas de evitar interrupciones? ¿Has pensado sobre lo que te distrae en tus trabajos?

Categoría : Empresa, Vida
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